Plus que de longs discours théoriques, voici un exemple concret :
Pierre et Julie quittent l’appartement 3 pièces + garage qu’ils occupaient depuis quelques années.
L’état des lieux de sortie est fixé au 28 février 2021.
L’appartement a été loué vide selon les termes de la loi de 1989. Un mois de loyer hors charges avait donc été versé lors de l’entrée dans les lieux soit la somme de 1 000 €.
Pierre et Julie ont été très soigneux durant leur occupation, le logement est restitué dans un état correspondant à celui dans lequel ils ont reçu le logement à leur entrée.
Le montant déposé au titre du dépôt de garantie leur est donc restitué rapidement mais diminué de 20 %. Restitution faite le 15 mars 2021 : 800 € (1 000 – 20 %).
Quand et comment sera restitué le solde du Dépôt de Garantie (200 € de différence) ?
Il est nécessaire de connaitre la date de clôture comptable de la copropriété (en général, en fin d’un des quatre trimestres civils). Dans notre cas, la résidence dans laquelle vivaient Pierre et Julie clôture ses comptes au 31 décembre.
Il est à savoir que les copropriétés doivent présenter leurs comptes de l’exercice clos (année 2020 dans cet exemple) en assemblée générale ordinaire dans les 6 mois suivant la clôture comptable. C’est-à-dire qu’au plus tard, les comptes doivent être examinés et approuvés pour le 30 juin 2021. NB : les assemblées générales se tiennent au cour du second trimestre suivant la clôture comptable pour disposer du temps nécessaire à la réception et traitement de toutes les factures de l’exercice clos.
Dans notre exemple, l’assemblée générale se tient le 15 juin 2021. Les comptes sont approuvés. Le syndic de la copropriété procède alors à la répartition définitive des sommes dépensées puis adresse le procès-verbal d’assemblé accompagné du décompte individuel à chaque copropriétaire qui les recevrons un mois au plus tard.
Les propriétaires-bailleurs de l’appartement occupé par Pierre et Julie reçoivent le PV et le décompte le 31 juillet. Il leur faut maintenant envoyer le décompte à l’agence immobilière gérant leur location.
C’est à réception du décompte individuel annuel de charge que le gestionnaire locatif peut procéder à la régularisation des charges pour l’exercice de l’année 2020.
Mais pour les deux mois occupés en 2021, il faudra attendre encore une année …
